Universitas HKBP Nommensen Medan kembali menunjukkan kontribusi nyata dalam pengembangan teknologi berbasis komunitas dengan terlibat dalam Sinode Godang HKBP, yang dilaksanakan di Seminarium HKBP Sipoholon, 2-8 Desember 2024. Salah satu sorotan dari kegiatan ini adalah penggunaan sistem e-voting untuk pemilihan Praeses HKBP, yang rancangannya dikembangkan secara mandiri oleh tim IT dari UHN Medan. Sebelumnya di tahun 2016 silam, UHN Medan juga dipercayakan untuk mengembangkan sistem e-voting untuk pemilihan Praeses HKBP.
Sinode Godang, sebagai forum tertinggi dalam pengambilan keputusan di HKBP, tahun ini menghadirkan inovasi baru dengan mengintegrasikan teknologi modern untuk mendukung transparansi dan efisiensi dalam proses pemilihan. Tidak dapat diselesaikan dengan waktu singkat, sistem ini dirancang dengan fitur keamanan tingkat tinggi, dan dapat dipastikan bahwa setiap suara yang diberikan terhitung dengan tepat dan tidak dapat dimanipulasi.
Pelaksanaan e-voting pada Sinode Godang ini berjalan lancar dengan antusiasme tinggi dari para peserta. Proses yang sebelumnya memakan waktu lebih lama kini dapat diselesaikan dalam hitungan menit. E-Voting juga memiliki sistem keamanan dan rahasia data para pemilih.
“UHN tersanjung dan berterima kasih kepada HKBP atas kepercayaan dan kesempatan yang diberikan HKBP melalui panitia Sinode Godang mempercayakan pemilihan Praeses secara e-voting kepada Universitas HKBP Nommensen. Sebagai pengembang, kami berkomitmen menjaga independensi dan tidak akan terpengaruh oleh pihak manapun dan kami menyelesaikan tugas pemilihan Praeses dengan e-voting pada 7 Desember 2024 pukul 02.30WIB, ”tegas Kepala IT UHN Medan Friska Sitinjak, S.T.
Adapun Tim IT UHN Medan terdiri Friska Sitinjak, S.T., Parulian Sirait, M.Kom., Nella Hasian Silitonga, S.H., Korman I. Pasaribu, A.Md., Baringin Sianipar, M.Kom., Robert H. Silaban, S.Kom., Hans Marpaung, S.Sn., Danny Sihombing, M.Kom. dan Hendry Hutapea.
Sebelum pemungutan suara dimulai, tim UHN Medan memberikan pelatihan singkat untuk memastikan seluruh peserta memahami cara menggunakan sistem tersebut. Tim IT UHN memulai kegiatan dengan Sosialisasi penggunaan e-voting Praeses secara bertahap kepada seluruh HKBP Distrik. Sosialisasi dilakukan secara onsite ataupun online melalui zoom meeting, yang dilaksanakan pada tanggal 4 November 2024 untuk HKBP Distrik Sumatera Bagian Selatan, tanggal 19 November untuk HKBP Distrik Tebing dan Dairi, tanggal 21 November 2024 untuk Distrik Riau, tanggal 22 November 2024 untuk HKBP Distrik Medan Aceh dan Medan Utara, tanggal 26 November 2024 untuk Distrik Tapanuli Raya dan 27 November 2024 untuk HKBP Distrik Tabagsel, Asahan Labuhan Batu, Labuhan Batu, Samosir, DKI Jakarta, Borneo dan Banten.
Rektor UHN Medan Dr. Richard AM Napitupulu, S.T., M.T., menekankan bahwa pengembangan system ini sejalan dengan salah satu misi universitas UHN Peduli yaitu Profesionalisme dan Inovative. “Kami tidak hanya menghadirkan teknologi tetapi juga menjunjung tinggi nilai-nilai profesionalisme dan integritas,” ucapnya.
Rancangan sistem e-voting ini pastinya mempertimbangkan kebutuhan HKBP dan memastikan sistem ini dapat dioperasikan dengan mudah oleh sinodestan. Sistem ini juga dapat langsung menampilkan hasil secara real-time yang dipantau langsung oleh Panitia Sinode Godang, sehingga proses pemilihan lebih efisien dan terpercaya.
Adapun tahapan proses e-voting adalah sebagai berikut:
1. Setiap sinodestan menerima kode pemilih, kemudian sinodestan masuk ke ruang pemilihan yang sudah dilengkapi dengan 40 laptop.
2. Pemilih masuk ke sistem e-voting dengan username dan password yang diberikan.
3. Kemudian menentukan pilihannya dengan mengklik foto calon Praeses minimal 1 maksimal 32 dari 101 calon Praeses, setelah itu sinodestan mengirim pilihannya yang nanti akan langsung direkap oleh sistem.
4. Setelah sinodestan terakhir memilih, rekapitulasi hasil pemilihan akan ditampilkan kepada semua sinodestan yang hadir di Sinode Godang. (Sonn)
